SYARAT MENJADI SEKRETARIS

Syarat Menjadi Sekretaris Profesional
 
Sekretaris identik dengan pekerjaan yang teratur dan menjadi ikon sebuah perusahaan. Seperti halnya publik relation, seorang sekretaris juga dituntut punya penampilan menarik dan profesional. Sekretaris adalah seseorang yang dipercaya  yang pekerjaannya membantu, memperlancar dan mempermudah pekerjaan pimpinan dalam bidang administrasi kantor agar tujuan perusahaan bisa tercapai. Seorang sekretaris juga harus bisa menjaga kode etiknya sebagai sekretaris dan juga harus menjaga kepercayaan dan kerahasiaan perusahaanSebagai seorang sekretaris maka harus memiliki keterampilan, pengetahuan dan wawasan yang yang luas karena seorang sekretaris dituntut untuk bekerja keras, bekerja cerdas dan juga bekerja dengan teliti. Seorang sekretaris itu adalah otaknya perusahaan. Jadi apa yang dikerjakan oleh sekretaris dapat mempengaruhi dalam pencapaian tujuan suatu perusahaan.
Untuk menjadi seorang sekretaris yang professional harus mempunyai syarat sebagai berikut:
  1. Memiliki keterampilan dalam bidang administrasi dan bidang-bidang terkaitnya
  2. Memiliki pengalaman, pengetahuan dan wawasan yang luas
  3. Harus pandai dalam berkomunikasi terhadan kolega maupun pelanggan
  4. Mampu menangani setiap permasalahan yang ada terutama yang menyangkut pekerjaan kantor
  5. Memiliki potensi untuk menjadi sekretaris
  6. Memiliki kesabaran dan keuletan dalam bekerja
  7. Disiplin dan cekataan dalam bekerja
  8. Berpenampilan baik dan menarik
Berpenampilan menarik dan baik merupakan salah satu dari syarat sebagai seorang sekretaris yang professional.Penampilan yang baik dan menarik akan memberikan persepsi dan kesan yang positif terhadap orang lain yang bertemu dengannya.

BAB IV KONDISI FISIK

1.pentingnya kondisi pisik

a.mempengharui kesehatan pegawai (ingat pengharu penerangan yang jelek terhadap penglihatan

b.pengharunya terhadap efisiensi kantor (penerangan yang jelek mengakibetkan masalah-masalah suara yang  gadu ,pemanasan .dan  pentalasi  yang jelek dapat menimbulkan kekeacauan )

2.akta dasar bangunan kantor-kantor ,toko-toko dan sebagainya tahun 19963

akta dasar tersebut antara lain

a.merumuskan apa yang di maksud dengan kantor

b. menentukan standar minimum mengenai aspek-aspek berikut:

1.kebersihan

2.pencegahan adanya terlalu banyak orang

3.sushu(tempratur)

4.ventilasi

5.penerangan

6.jaminaan keselamaatan

7.bantuan pertama

8.fasilitas-fasilitas cucian

9.air minum

10.akomodasi untuk berpakaian

11.tampat  duduk pekerja

12.fasilitas makanan

13.tindakan pencegahan kebakaran

c.menentukan standar yang tepat mengenai:

1.temperatur suhu (suhu,derajat ,panas)

2. luas ruangan yang minimum bagi pekerjam

3.jaminan kesehatan

4.air minum dan sebagainya

3.instalasi -instalasi dan sebagainya

a.demokrasi

demokrasi harus dapat dalam tiap ruangan

b.suara

permukaan-permukaan (benda-benda)yang keras memantulkan permukaan-permukaan yang lunak menyerap suara

c.penerangan

peneranggan harus terdapat jumlah dan mutu yang tepat dan dalam tempat-tempat yang tepat pula

d.ventilasi

ada aliran udara  baru yang  bersih

e.pemanasan

mengandung masalah -masalah mengadakan panas kemudian memeliharanya

f.kebersihan

pembersihan kantor harus diawasi dan diberikan perlengkapan yang cukup

g. tindakan keselamatan

1.memeriksa mesin-mesin  secra teratur

2.tidak ada kabel telepon yang terletak diatas lantai

3.mengusahaakan agar lemari-lemari tidak jauh ,misal nya jarang mengisi  laci sebelah atas apabila laci sebelah bawah kosong

KEMAMPUAN LEADERSHIP SELF-ESTEEM,DAN BINA HUBUNGAN KEKELUARGAAN

Selain harus memiliki 3 B(brain,behavior,and beauty)sekretaris harus juga melengkapi diri dengan kemampuan leadership.memehami self esteem dan menjaga hubungan dengan baik dengan keluarga atasan,juga memiliki kemempuan berbahasa asing yang mempuni.hal ini didasari oleh pungsi dan tugas sekretaris yang mencakup wilayah luardan dalam.kenepa sekretaris harus mempunyai kemempuan bina hubungan kekeluargaan?karena sekretaris kedekatan,anda dengan atasan adalah kunci kesuksesan anda,disamping itu ,keluarga dengan atasan juga memiliki peren penting dalam kemajuan karir dan perusahaan tempat anda bekerja.

3.Kemampuan pelengkap yang harus dikuasai sekretaris

J leadership

Sekretaris yang propisional harus memiliki kemempuan memimpin (leadership).karena tugas-tugas sekretaris mencakup pendelegasian.seorang sekretaris harus bertindak tegas terutama ketika memberikan tugas-tugas pada orang yang ditunjukan pimpinan untuk melaksanakan pekerjaan.disini sekretaris membutuhkan kemempuan memimpin yang dapat di percaya dan bertangung jawab karena hasil akhir dari tugas tersebut akan berefek pada citra seorang sekretaris di mata pimpinan

J self-esteem

Semua orang penya harga diri .self-esteem adalah bagai mana anda menghargai diri sendiri .dalam arti yang lebih luas self-esteem juga menghargai pekerjaan anda mencapai prestasi anda,menghargai hubungan dengan teman dan keluarga serta kedudukan anda di dalam masyarakat .seorang sekretaris harus menepatkan diri secara propesiaonal .tunjukan bahasa tubuh yang beretika,manis,dan luwes tapi tidak kaku penampilan seorang sekretaris harus selelu cantik ,menarik dan fresh sering membuat “bentengi leleki”sang derektur jebol.tolak ajakan dengan cara elegan tanpa menyingung perasaan dan tanpah merendahkan ,jika berhasil,imege negatif sekretaris akan ada jika taka da orang yang meng-undur estimate profesi sekretaris

J bina hubungan keluarga

Atasan lebih memiliki banyak waktu dengan sekretaris dari pada dengan istri dan keluarga.wajar jika istri terkadang curiga dan sering menelpon ke suaminya bahkan ada juaga istrai yang sngat cemburu dengan sekretaris suaminya.untuk menjaga keharmonian keluarga masing-masing bina hubungan anda dengan hubungan keluarga dengan atasan .jika istri berkunjung ke kantor posisikan istri derektur tersebut sebagai sosok yang harus dihormati dengan menjaga sikap dan jarak anda dengan atasan anda.

MENGASAH KEPEKAAN

Keistiumewaan sekretaris propsional adalah mereka mampu berperan sebagai asisten bagian administrasi,sekretaris eksekutif ataupun menejer kontor karena adanya keterampilan yang prima dan berorientasi global.

Jenis-jenis ke pekaan tersebur antara lain yaitu:

  1. Peka terhadap irama atasan/bos yang sewaktu-waktu dapat saja menanyakan sesuatu atau memberikan tugas dengan tiba-tiba.
  2. Secara berkala memonitor berkas-berkas(file)di sesuaikan dengan kegiatan organisasi yang paling akhir
  3. Mencermati alamat-alamat ,juga nomor telpon.apabila ada perubahan ,langsung mengubah nya
  4. Menyeragamkan surat-surat balasan yang membutuhkan jawaban yang sama memperhatikan “ucapan”terimah kasih”yang selambat –lambatnyayang sudah harus dikirimkan 2hari setelah acara selesai .yang paling penting lagi jangan sampai ucapan terimah kasi hanya di ucapkan saja
  5. Memperhatikan telpon dari pelangan yang tidak puas ini adalah kesempatan untuk mengadakan koreksi dan perbaikan untuk kemajuan organisasi
  6. Segera memberikan bantuan apabila depertemen lain memerlukan

Selain perilaku di atas seorang sekretaris professional harus memperhatikan dalam berkomunikasi kerena yang lama si ingat orang lain tentang kita adalah bahasa tubuh,sedankan apa yangkita ucapkan bias jadi sudah sudah tidak di ingat lagi .barikut adalah beberapa komunikasi nonverbal atau bahasa tubuh yang harus di perhatikan oleh seorang sekretaris yang propesional

  1. Berjabat tangan
  2. Tertawa
  3. Eksepresi wajah
  4. Cara berbicara
  5. Postur
  6. Gerak angota tubuh

KEMAMPUAN LEDERSHIP

KEMAMPUAN LEADERSHIP SELF-ESTEEM,DAN BINA HUBUNGAN KEKELUARGAAN

Selain harus memiliki 3 B(brain,behavior,and beauty)sekretaris harus juga melengkapi diri dengan kemampuan leadership.memehami self esteem dan menjaga hubungan dengan baik dengan keluarga atasan,juga memiliki kemempuan berbahasa asing yang mempuni.hal ini didasari oleh pungsi dan tugas sekretaris yang mencakup wilayah luardan dalam.kenepa sekretaris harus mempunyai kemempuan bina hubungan kekeluargaan?karena sekretaris kedekatan,anda dengan atasan adalah kunci kesuksesan anda,disamping itu ,keluarga dengan atasan juga memiliki peren penting dalam kemajuan karir dan perusahaan tempat anda bekerja.

3.Kemampuan pelengkap yang harus dikuasai sekretaris

J leadership

Sekretaris yang propisional harus memiliki kemempuan memimpin (leadership).karena tugas-tugas sekretaris mencakup pendelegasian.seorang sekretaris harus bertindak tegas terutama ketika memberikan tugas-tugas pada orang yang ditunjukan pimpinan untuk melaksanakan pekerjaan.disini sekretaris membutuhkan kemempuan memimpin yang dapat di percaya dan bertangung jawab karena hasil akhir dari tugas tersebut akan berefek pada citra seorang sekretaris di mata pimpinan

J self-esteem

Semua orang penya harga diri .self-esteem adalah bagai mana anda menghargai diri sendiri .dalam arti yang lebih luas self-esteem juga menghargai pekerjaan anda mencapai prestasi anda,menghargai hubungan dengan teman dan keluarga serta kedudukan anda di dalam masyarakat .seorang sekretaris harus menepatkan diri secara propesiaonal .tunjukan bahasa tubuh yang beretika,manis,dan luwes tapi tidak kaku penampilan seorang sekretaris harus selelu cantik ,menarik dan fresh sering membuat “bentengi leleki”sang derektur jebol.tolak ajakan dengan cara elegan tanpa menyingung perasaan dan tanpah merendahkan ,jika berhasil,imege negatif sekretaris akan ada jika taka da orang yang meng-undur estimate profesi sekretaris

J bina hubungan keluarga

Atasan lebih memiliki banyak waktu dengan sekretaris dari pada dengan istri dan keluarga.wajar jika istri terkadang curiga dan sering menelpon ke suaminya bahkan ada juaga istrai yang sngat cemburu dengan sekretaris suaminya.untuk menjaga keharmonian keluarga masing-masing bina hubungan anda dengan hubungan keluarga dengan atasan .jika istri berkunjung ke kantor posisikan istri derektur tersebut sebagai sosok yang harus dihormati dengan menjaga sikap dan jarak anda dengan atasan anda.

MENGASAH KEPEKAAN

Keistiumewaan sekretaris propsional adalah mereka mampu berperan sebagai asisten bagian administrasi,sekretaris eksekutif ataupun menejer kontor karena adanya keterampilan yang prima dan berorientasi global.

Jenis-jenis ke pekaan tersebur antara lain yaitu:

  1. Peka terhadap irama atasan/bos yang sewaktu-waktu dapat saja menanyakan sesuatu atau memberikan tugas dengan tiba-tiba.
  2. Secara berkala memonitor berkas-berkas(file)di sesuaikan dengan kegiatan organisasi yang paling akhir
  3. Mencermati alamat-alamat ,juga nomor telpon.apabila ada perubahan ,langsung mengubah nya
  4. Menyeragamkan surat-surat balasan yang membutuhkan jawaban yang sama memperhatikan “ucapan”terimah kasih”yang selambat –lambatnyayang sudah harus dikirimkan 2hari setelah acara selesai .yang paling penting lagi jangan sampai ucapan terimah kasi hanya di ucapkan saja
  5. Memperhatikan telpon dari pelangan yang tidak puas ini adalah kesempatan untuk mengadakan koreksi dan perbaikan untuk kemajuan organisasi
  6. Segera memberikan bantuan apabila depertemen lain memerlukan

Selain perilaku di atas seorang sekretaris professional harus memperhatikan dalam berkomunikasi kerena yang lama si ingat orang lain tentang kita adalah bahasa tubuh,sedankan apa yangkita ucapkan bias jadi sudah sudah tidak di ingat lagi .barikut adalah beberapa komunikasi nonverbal atau bahasa tubuh yang harus di perhatikan oleh seorang sekretaris yang propesional

  1. Berjabat tangan
  2. Tertawa
  3. Eksepresi wajah
  4. Cara berbicara
  5. Postur
  6. Gerak angota tubuh

KEMAMPUAN LEADERSHIP SELF-ESTEEM DAN BINA HUBUNGAN KEKELUARGAAN

KEMAMPUAN LEADERSHIP SELF-ESTEEM,DAN BINA HUBUNGAN KEKELUARGAAN

Selain harus memiliki 3 B(brain,behavior,and beauty)sekretaris harus juga melengkapi diri dengan kemampuan leadership.memehami self esteem dan menjaga hubungan dengan baik dengan keluarga atasan,juga memiliki kemempuan berbahasa asing yang mempuni.hal ini didasari oleh pungsi dan tugas sekretaris yang mencakup wilayah luardan dalam.kenepa sekretaris harus mempunyai kemempuan bina hubungan kekeluargaan?karena sekretaris kedekatan,anda dengan atasan adalah kunci kesuksesan anda,disamping itu ,keluarga dengan atasan juga memiliki peren penting dalam kemajuan karir dan perusahaan tempat anda bekerja.

3.Kemampuan pelengkap yang harus dikuasai sekretaris

J leadership

Sekretaris yang propisional harus memiliki kemempuan memimpin (leadership).karena tugas-tugas sekretaris mencakup pendelegasian.seorang sekretaris harus bertindak tegas terutama ketika memberikan tugas-tugas pada orang yang ditunjukan pimpinan untuk melaksanakan pekerjaan.disini sekretaris membutuhkan kemempuan memimpin yang dapat di percaya dan bertangung jawab karena hasil akhir dari tugas tersebut akan berefek pada citra seorang sekretaris di mata pimpinan

J self-esteem

Semua orang penya harga diri .self-esteem adalah bagai mana anda menghargai diri sendiri .dalam arti yang lebih luas self-esteem juga menghargai pekerjaan anda mencapai prestasi anda,menghargai hubungan dengan teman dan keluarga serta kedudukan anda di dalam masyarakat .seorang sekretaris harus menepatkan diri secara propesiaonal .tunjukan bahasa tubuh yang beretika,manis,dan luwes tapi tidak kaku penampilan seorang sekretaris harus selelu cantik ,menarik dan fresh sering membuat “bentengi leleki”sang derektur jebol.tolak ajakan dengan cara elegan tanpa menyingung perasaan dan tanpah merendahkan ,jika berhasil,imege negatif sekretaris akan ada jika taka da orang yang meng-undur estimate profesi sekretaris

J bina hubungan keluarga

Atasan lebih memiliki banyak waktu dengan sekretaris dari pada dengan istri dan keluarga.wajar jika istri terkadang curiga dan sering menelpon ke suaminya bahkan ada juaga istrai yang sngat cemburu dengan sekretaris suaminya.untuk menjaga keharmonian keluarga masing-masing bina hubungan anda dengan hubungan keluarga dengan atasan .jika istri berkunjung ke kantor posisikan istri derektur tersebut sebagai sosok yang harus dihormati dengan menjaga sikap dan jarak anda dengan atasan anda.

MENGASAH KEPEKAAN

Keistiumewaan sekretaris propsional adalah mereka mampu berperan sebagai asisten bagian administrasi,sekretaris eksekutif ataupun menejer kontor karena adanya keterampilan yang prima dan berorientasi global.

Jenis-jenis ke pekaan tersebur antara lain yaitu:

  1. Peka terhadap irama atasan/bos yang sewaktu-waktu dapat saja menanyakan sesuatu atau memberikan tugas dengan tiba-tiba.
  2. Secara berkala memonitor berkas-berkas(file)di sesuaikan dengan kegiatan organisasi yang paling akhir
  3. Mencermati alamat-alamat ,juga nomor telpon.apabila ada perubahan ,langsung mengubah nya
  4. Menyeragamkan surat-surat balasan yang membutuhkan jawaban yang sama memperhatikan “ucapan”terimah kasih”yang selambat –lambatnyayang sudah harus dikirimkan 2hari setelah acara selesai .yang paling penting lagi jangan sampai ucapan terimah kasi hanya di ucapkan saja
  5. Memperhatikan telpon dari pelangan yang tidak puas ini adalah kesempatan untuk mengadakan koreksi dan perbaikan untuk kemajuan organisasi
  6. Segera memberikan bantuan apabila depertemen lain memerlukan

Selain perilaku di atas seorang sekretaris professional harus memperhatikan dalam berkomunikasi kerena yang lama si ingat orang lain tentang kita adalah bahasa tubuh,sedankan apa yangkita ucapkan bias jadi sudah sudah tidak di ingat lagi .barikut adalah beberapa komunikasi nonverbal atau bahasa tubuh yang harus di perhatikan oleh seorang sekretaris yang propesional

  1. Berjabat tangan
  2. Tertawa
  3. Eksepresi wajah
  4. Cara berbicara
  5. Postur
  6. Gerak angota tubuh

KETERAMPILAN SEKRETARIS DALAM BERKOMUNIKASI

Kurang keterampilan seorang sekretaris dalam berkomunikasi secara efektif dapat menyingung perasaan klien ,pimpinan,rekan-rekannya dan dapat merusak citra perusahaan.seorang sekretaris setiap harinya dapat berkomunikasi dengan tamu-tamu dari beragam tingkatan atau golongan.untuk itu seorang sekretaris harus mampu berkomunikasi dengan baik dan menguasai bahasa indonesia serta bahasa asing

ia pun di tuntut untuk memilih kata dan menyusun kalimat secar baik dan jelas,menyenangkan semua pihak yang berkomunikasi dengannya.seorang sekrteris mamupu berkomunikasi secara efektif dan cerdas ia tidak boleh melakaukan kesalahan dalam berkomunikasi, semisal terlampau sering mengulang-ngulang perkataan yang sama .seorang sekretaris juga harus membantu pimpinan dalam bernegosiasi .sekretaris bertugas mencerikan dan mengajikan informasi kepada pimpinanaya .untuk itu harus pandai mengali informasi dari berbaiai sumber lalu menginterpretasiakan sehingga dapat memilih informasi yang dinilai bermanfaatuntuk disajikan kepada pemimpin .na berikut ini kerteria komunikasi yang evaktif sebagai seorang sekretaris:

penenima mengerti atau memahami

penerima dapat menerima atau menyetujui isi pesan

penerima mangadakan suatu tindakan (aksi),sesuai dengan yang di kehendaki oleh pengirim

pandai mengali inpormasi dari berbagai sumber lalu menginterprasikan sehingga dapat memilih inpormasi yang di nilai bermanfaat untuk disajikan kepada pimpinan

menguasai bahasa dengan baik

ATURAN BERBICARA YANG BAIK DAN BENAR

ADA beberapa aturan yang diperhatikan ketika berbicara dengan orang lain, diantaranya sebagai berikut:

berusaha melihat lawan bicara

suara halus tapi diusahakan selalu cerita dan sahabat

eksperesi wajah harus diusahakan selalu ceria dan bersahabat

berbicara yang baik bukan bererti hanya berbicara dengan suara yang menyenangkan,tidak menonton ,dan lafal yang jelas sajatapi juga bersipat hati-hati dalam memilih kata-kata berkomentar dan bertindak agar tidak menyingung perasaan orang lain  atau membuat orang lain malu yang nantinya berdanfak buruk bagi perusahaan.

sekretaris harus mampu bersikap tenang ,anggun,dan percaya diri

pengusahaan bahasa asing

di eraglobalisasi seperti sekarang ini.tetunya perusahaan tidak hanya bermitra dengan perusahaan-perusahaan dalam negri saja tapi juga dengan perusahaan luar negrei,nah setidaknya bahasa ingglish yang suda di akui sebagai bahasa internasiaonal .jadi bahasa ingris secara lancar diharuskan bagi calaon sekretaris.jika anda menguasai bahasa asing kecuali bahasa inglish itu lebih baik:

faktor lain yang haru dimiliki sekretaris dalam menguasai komunikasi

intelegensi yang tinggi

daya ingat yang kuat

cepat kerja

kemampuan menorganisasi diri dengan keadaan

kemampuan untuk memimpin

kemempuan mengatur waktu seefektif dan seefesieen mungkin.istila “work smart not herd”merupakan cermin diri seorang yang mampu mengatur waktu seefetif mungkin karena tugas-tugas sekretaris tidak pernah habis.

penerima mengadakan

contoh internal pr dalam kompanye e,estatiment peperless

tentunya akan banyak pertanyaan lagi untuk justifikasi program internal pr anda seperti :

1.apakah program ini suda cukup sukses dan memadai

2.apakah pesanya suda bener-benar di mengerti ?

3.apakah yang kita lebi efektifkan ?

4.apakah tepat sasaran bagi stakeholder perusahaan?

5.bagai mana dengan budger

6.apakah bisa kita tingkatkan lebih jauh(improvement)

FINAL THOUGHT

Demi memudahkan sistem evaluasi program internal pr diperlukan defenisi dan indikator sukses itu sendiri.tetapkan sejak awal bersama CEO dan menejemen senior anda.jangan sampai terjadi miss communicatian serta perbedaan eksepakti CEO dan menejemen dan delivelibe di atas tadi

jangan lupa balik kepada roadmop akan long term goals internal pr anda dalam bisnis sekaligus continyunuous penelitian akan posisi anda ada dimana saat ini .apakah sudah mencapai target,sakses komunikasi yang semangkin lancar

pastikan yang anda lakukan selama ini sesuai dengan kinerja dan pepormance dari bisnis perusahaan.usahakan agar CEO dan menejemen senior melihatnya sebagai expert dan memberikan result